הדרך הנכונה לבחור ספקים לאירוע שלכם

הדרך הנכונה לבחור ספקים לאירוע שלכם

האירוע החלומי שלכם קורם עור וגידים – יש לכם  קונספט מנצח, תכנית אמנותית, רעיונות למטעמים ולמתנות לאורחים וכל שצריך כעת זה להפוך את הרעיון לחגיגה.
כמעט בלתי אפשרי להפיק אירוע מושקע בצורה עצמאית וכאן נכנסים לתמונה אנשי מקצוע וספקים, שיהפכו לשותפים לדרך. יחד עמם תוכלו לתכנן וליישם והכל בסטנדרט הגבוה ביותר לשביעות רצונם של האורחים.
הצלחתו של האירוע תלויה בספקים אשר ייבחרו על ידיכם ולכן, חשוב לבצע בחירה מקצועית המבוססת על המלצות והשוואת מחירים וכן לערוך תיאום ציפיות לפני שיוצאים לשטח.

היכן לחפש ספקים ועל פי אילו קריטריונים לבחור אותם? עצות למתכננים המתחילים.

הדרך לבחירה עוברת בסקירה
לפני שאתם מתחילים למפות ולמיין ספקים מועדפים, עליכם להיחשף לכל האופציות שעומדות לרשותכם. סרקו את האינדקסים, האתרים והאפליקציות על מנת לבחור ספקים לכל תחום – קייטרינג, אולם אירועים, צלמים לפי אזור גיאוגרפי, דירוג באתר, טווח מחירים וכל פרמטר שיסייע לכם לגבש רשימה. מומלץ מאוד לפנות לחוות דעת של ממליצים, שיוכלו להעיד ממקור ראשון ועל סמך ניסיון אישי על ספקים נבחרים.
אל תסתפקו בתיוג של הספק בקבוצת הפייסבוק – צרו קשר עם הממליץ והפנו אליו שאלות מנחות כדי לקבל מידע מפורט ככל שניתן. למשל, מדוע בחר בספק הנוכחי, האם לדעתו הוא קיבל תמורה טובה ביחס למחיר, מה היו החולשות או החסרונות של אותו ספק. בסופו של דבר, צמצמו את הרשימה לנבחרת של 3 ספקים מובילים בכל תחום התמחות.

תנו למועמדים ליחצ"ן את עצמם
חשוב לשוחח או להתכתב עם כל ספק על מנת להבין מה יש לו להציע לכם ומה הייחוד או היתרון היחסי שלו בהשוואה לאחרים. בין אם זה מחיר, זמינות גבוהה, גמישות, ניסיון או קשרים בתעשייה. תוכלו לבדוק את מה שכל ספק מספר לכם ביחס למה שסיפרו הלקוחות כדי לבחון אמינות.
כמו כן, בדקו את הזמינות של הספק לפי המועד בו בחרתם אולם והאם הוא בעצמו מספק את העבודה או שיש לו צוות מקצועי והאם יש אחריות על השירות או מחליף במידה והוא לא יוכל להגיע ברגע האחרון. נסו לבקש מהספקים הוכחות למקצועיות שלהם כמו למשל, הגיעו לסשן טעימות אצל הקייטרינג, אירוע לדוגמא בזמן אמת שמתקיים באולם האירועים המבוקש, תיק עבודות של הצלם וכדומה.

המחיר קובע
על איכות מומלץ לשלם, אבל אי אפשר להתעלם מהמשקל שיש לתמחור השירות של הספק. חשוב להבין מראש על איזה טווח מחירים מדובר ומה הפקטור שובע את המחיר הסופי. למשל, יש ספקים שאם משריינים אותם מראש נהנים ממחיר אטרקטיבי יותר או ספקים שמציעים חבילות שונות בעלות אטרקטיבית – קייטרינג ובר ביחד או תקליטן וצלם שמשתפים פעולה.
בדקו כמה המחיר שלהם גבוה או ריאלי ביחס לשוק ונסו לנהל משא ומתן כדי לקבל מחיר הוגן ביחס ליכולת שלכם או החליטו על איזה ספק תשלמו יותר ועל איזה פחות, לפי סדר העדיפויות שלכם.

התנהלות משותפת – מתכון להצלחה
חשוב לתאם ציפיות עם הספק כי יתכנו פערים בתפיסות העולם או טעויות בשל קצר בתקשורת. שבו לפגישה כדי לתכנן בדיוק איך אתם רואים בדמיונכם את האירוע שלכם וכיצד הוא – הספק – יוכל להפוך את החזון למציאות. כך תוכלו לתאם בדיוק סידורי ישיבה, מטעמים שייכנסו לתפריט, צורת הגשה, פלייליסט נבחר, תזמון שלבים שונים בזרימת האירוע ולדעת שהדרישות שלכם הובנו כראוי ותקבלו מענה מדויק לצרכים.

כאשר בוחרים ספקים איכותיים, אמינים ומצלחים נהנים מאירוע מוצלח ומשקט נפשי.

אודות קייט

קייט, המפעילה הראשית של אתר "קייטרינג", מונעת מטעמים שונים ובעיקר מההיסטוריה שלה עם האוכל הביתי והמסעדנות. יודעת ומכירה את כל החברות בארץ וכאן על מנת לעזור לכל מי שלא.